SEKRETORIAUS-ADMINISTRATORIAUS PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

1. PAREIGYBĖ

 Kupiškio socialinės globos namų sekretorius-administratorius yra priskirtas specialistų pareigybių grupei.

1. Pareigybės lygis – A2.

2. SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Sekretorius-administratorius (toliau tekste – sekretorius) privalo turėti atitinkamo

(humanitarinio, socialinio) išsilavinimo diplomą, gerai mokėti valstybinę lietuvių kalbą ir bent vieną užsienio kalbą, išmanyti dokumentų valdymo sistemą, mokėti dirbti naujomis ryšių ir kitomis organizacinės technikos priemonėmis. 

4. Sekretorius turi išklausyti ir žinoti darbuotojų saugos ir sveikatos, priešgaisrinės ir elektros saugos reikalavimus.
5. Sekretorius privalo žinoti:
   1. įstaigos, kurioje dirba, struktūrą;
   2. įstaigos steigėjo struktūrą, padalinius, pavaldžias įstaigas (to paties profilio);
   3. įstaigos veiklos sritis;
   4. nuolatinius korespondentus;
   5. darbo organizavimo tvarką;
   6. darbo teisės pagrindus;
   7. organizacinės tvarkomosios dokumentacijos sistemą;
   8. dokumentų valdymo taisykles ir kalbos kultūros normas;
   9. tarnybinio etiketo reikalavimus;
   10. bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles;
   11. darbuotojų pavardes, adresus, telefonus.
6. Sekretorius privalo vadovautis Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, susijusiais su jo atliekamu darbu, dokumentų valdymo taisyklėmis, įstaigos nuostatais, vadovo įsakymais, darbo vidaus tvarkos taisyklėmis, pareigybės aprašymu.

3. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

7. Sekretorius privalo:
   1. informuoti įstaigos vadovą apie gautus pranešimus;
   2. priminti įstaigos vadovui būtinus darbus, rengiamus posėdžius, pasitarimus;
   3. kviesti į posėdžius, pasitarimus dalyvius, juos registruoti;
   4. organizuoti vadovo telefoninius pokalbius įmonėje ir už jos ribų;
   5. priimti ir perduoti pranešimus faksu, elektroniniu paštu;
   6. operatyviai sujungti įstaigos vadovo telefoną su vidiniais ir išoriniais abonentais;
   7. rengti ir įforminti dokumentus pagal Dokumentų rengimo bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles. To paties reikalauti iš įstaigos darbuotojų;
   8. vadovui įpareigojus, spausdinti dokumentus;
   9. rengti įsakymų projektus, derinti juos su padalinių vadovais, pateikti įstaigos vadovui;
   10. saugoti ir tinkamai naudoti įstaigos antspaudą;
   11. gauti iš padalinių, skyrių vykdytojų informaciją apie atliktus darbus ir supažindinti įstaigos vadovą;
   12. informuoti įstaigos darbuotojus apie rengiamus susirinkimus, posėdžius, pasitarimus, supažindinti su darbo planais;
   13. atsakyti į lankytojų klausimus;
   14. priimti ir teikti informaciją telefonu, perduoti ir priimti žinias faksu, elektroniniu paštu;
   15. registruoti gaunamus ir siunčiamus raštus;
   16. sisteminti gaunamus dokumentus ir informaciją, ją perduoti vykdytojams;
   17. rengti įstaigos dokumentacijos planą ir sudaryti bylas pagal nustatytus dokumentacijos plano indeksus;
   18. reikalauti iš darbuotojų laiku vykdyti įpareigojimus;
   19. teikti paramą darbuotojams veiklos dokumentavimo klausimais;
   20. periodiškai nustatyta forma  sudaryti ir pateikti įstaigos vadovui kontroliuojamų užduočių suvestinę ir dokumentų, kuriuose nurodyti darbai įvykdyti ne laiku, sąrašą;
   21. saugoti dokumentus ir sutvarkytus nustatyta tvarka laiku perduoti įstaigos archyvui;
   22. rūpintis, kad netrūktų kanceliarinių prekių, patikimai ir tiksliai veiktų organizacinė technika, darbo vieta būtų tvarkinga;
   23. priimti svečius, delegacijas, partnerius, laikantis svečių priėmimo etiketo;
   24. korektiškai elgtis ir būti nepriekaištingos išvaizdos;
   25. vykdyti kitus pagrįstus įstaigos vadovo nurodymus;
   26. organizuoti įstaigos tarnybinių lengvųjų ir kitų transporto priemonių racionalų naudojimą;
   27. pasirašyti sąskaitas – faktūras;
   28. atlikti biuro popieriaus ir kanceliarinių  prekių įsigijimus naudojantis  CPO elektroniniu katalogu;
   29. rengti ir ruošti Kupiškio socialinės globos namų struktūrinių padalinių grafikus, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, vesti darbuotojų atostogų normas ir atostogų įsakymus kompiuterinėje programoje Bonus60;
   30. teikti, sisteminti, analizuoti duomenis, susijusius su darbuotojų įdarbinimu pagal programas, vykdomas teritorinės darbo biržos;
   31. laiku viešųjų pirkimų specialistui pateikti biudžetiniais metais reikalingų pirkti prekių, paslaugų ir darbų sąrašą;
   32. laiku direktoriaus pavaduotojui socialinėms paslaugoms pateikti poreikį dėl kvalifikacijos kėlimo;
   33. kontroliuoti dokumentų užduočių vykdymą;
   34. nepriimti iš padalinių, skyrių vadovų ir vykdytojų neteisingai ir netvarkingai parengtų ir įformintų dokumentų;
   35. informuoti įstaigos vadovą apie padėtį įstaigoje, gautą informaciją, laukiančius lankytojus;
   36. informuoti vadovus apie dokumentų valdymo ir saugojimo būklę ir teikti siūlymus dėl darbo tobulinimo;
   37. kelti kvalifikaciją.